相談内容を拝見しました。
事案の結論についてはより具体的な事実関係を伺う必要がありますが、文面を拝見する限りでは、貴社の対応に特段問題は無いようにも思われます。
今回のような顧客対応問題では、通常は、顧問弁護士が、顧問料の範囲で交渉対応を進め、話し合いで解決すれば終了、万一紛争に発展するようなことがあれば別途検討、という対応が多いかと思います。
代理交渉請負となると、例えツアー料金やキャンセル料が数万円だとしても、その水準の金額で単発交渉の対応を請け負う弁護士は少ないのではないかと思いますが、まずは率直に個別の弁護士にご相談されることをお勧めします。
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